こんにちは!エクセルブートキャンプの中本です。
この動画では、Googleドキュメントで必ず知っておきたい、
とても強力な機能を13個説明していきます。
ぜひ、最後までご視聴ください。

この動画の中でご紹介する機能は、
「表作成」「リスト作成」「インデント」「書式のクリアと書式なしで貼り付け」
「目次作成」「Table of content(目次)アドオンの追加」「データ探索」
「GoogleKeep(メモアプリ)との連携」「画像のトリミング」
「画像のOCR化」「ドキュメントの翻訳」「音声入力」「変更履歴の表示」
です。

少し多いですが、文章を作成するうえで、
知らなければ絶対に損をするほど、強力な機能です。

まず、「表作成」です。
Googleドキュメントでテーブル表作成したいときは、
メニューの「表」から、「表を挿入」を選択して、
挿入したい表の行と列の数を選択します。

そうすると、表が作成されました。

ここにテキストを入力していきます。

表に対して行えることは、対象範囲を選択して、
右クリックから行うことができます。

行や列を挿入したり削除したり、
高さや幅を揃えたりすることもできます。

枠線の色や塗りつぶしなどを変更するときは、
対象の枠線や範囲を選択すると、ツールバーにメニューが出てきます。

ここで線の色や塗りつぶし、線の太さや種類を変えることができます。

次に、「リスト作成」と「インデント」です。
リストを作成するときは、ツールバーの中の
「番号付きリスト」または、「箇条書きリスト」の
どちらかを選択することができます。

アイコンの隣の▼マークで、
様々なタイプを入力することができます。

今回は、「番号付きリスト」を選択して、
何かリストを作ってみましょう。

今、「1.」と書かれているので、
「一番目のリスト」と記入してEnterを押します。
すると、自動的に2番目のリストが入力できるようになりました。
「二番目のリスト」と記入してEnterを押します。

3番目に行く前に、
2番目のリストの中にさらに小分類のリストを作るときは、
「Tab」キーを押します。

すると「a.」と出てきました。
「小分類1」と入力して、Enterを押すと、
「b.」と出てきました。
「小分類2」と入力して、Enterを押します。

今、「c.」と表示されていますが、
次に3番目のリストに戻りたいときは、
この状態からもう一度「Enter」を押します。
すると3番目が表示されました。

この動作は「Tab」や「shift Tab」でもできるので覚えておきましょう。
一応「三番目のリスト」と書いておきます。

今、「小分類が少し右寄りだな」と感じたら、
対象範囲を選択して、ルーラー部分の「左インデント」をドラッグします。

そうすると、左インデントが調整されました。

インデントは、文章中の特定の部分の左端の位置を変更することができます。
通常は改行すると次の文字の開始位置は一番左端ですが、
インデントを調整することにより、
その文字の開始位置を指定することができます。

次に、「書式のクリア」と「書式なしで貼り付け」です。
Googleドキュメントを使用していると、
作業している間に様々な書式情報がくっついてくることがあります。

また、書式を持っているデータや、
Webサイトや他のアプリケーションからコピーしたデータを貼り付けるとき、
書式情報を持っていることがあります。

個別に書式をクリアしていると、
同じ動作を何度もしなければならないので、
まとめて行えるようにしておきましょう。

今、いろいろ書式が設定されている文章が表示されています。

この文章を選択して、
ツールバーの「書式をクリア」を押すと、
通常入力した状態になります。

選択するときにポイントは、
一行前と後ろを同時に選択することです。

また、書式を持っているデータをどこかに貼り付けるとき、
書式なしで貼り付けたいのであれば、「⌘ shift V」で貼り付けます。

書式が取れて中身だけ貼り付けることができました。
Googleスプレッドシートで言う「値のみ貼り付け」に該当します。

次に、「目次の作成」と、
目次を管理できるアドオン「Table of content」
を説明していきます。

まず、文章を作成していると、縦に長いデータになるので、
どこに何を書いたか探すだけでも一苦労です。

そういう時に、Googleドキュメントの目次機能が役に立ちます。

まず、目次機能は文章のそれに該当する部分に
「タイトル」や「見出し」が設定されている必要があります。

まず、タイトルを設定してみましょう。

「ここは一番目のタイトルです」と入力して、
この部分を選択して、ツールバーの「スタイル」から、
「タイトル」を選びます。

タイトルのように文字が大きく目立つようになりました。
文字サイズは自由に変更できます。

次に、「見出し」を設定してみましょう。
「ここは一番目の見出しです」と入力して、
この部分を選択して、
ツールバーの「スタイル」から、「見出し1」を選びます。

タイトルよりは、小さい文字サイズで、
「見出し1」が設定されました。
文字サイズは自由に変更できます。

見出しは、「見出し1」から「見出し6」まであります。

見出しの数字は、番目を表しているのではなく、
「大見出し」、そしてその「小見出し」、さらに「小見出し」といったように、
段階的に意味づけがされているので、何度でも使用することができます。

この見出しを使うと、文章の構造を把握しやすくなります。

「⌘ Enter」で「改ページ」を入力して、
次のページからさらに進めます。

次に、「ここは二番目の見出しです」と入力して、
この部分を選択して、
ツールバーの「スタイル」から、ここでも「見出し1」を選びます。
先ほど作成した見出しと同じ階層構造としたいからです。

次に、「ここは一つ目の小見出しです。」
少し開けて、「ここは二つ目の小見出しです」
と入力してみます。

そして、この2つは、今回は「見出し1」の小見出しとして、
「見出し2」を設定しましょう。

今、「目次」の作り方を説明しようとしていますが、
「目次」を作るためには、この「見出し」が必要なのです。

そして、「見出し」が設定し終われば、
「メニュー」の「挿入」から「目次」を選択します。

目次は2種類選択でき、
ページ番号も自動で表示してくれる「ページ番号付き」か、
「青いリンクあり」を選択できます。

今回は、「ページ番号付き」を選択してみます。
すると、先ほど、「見出し」を設定した個所が
「目次」として表示されました。

このようにして目次を作成することができました。
ここで表示されるリンクをクリックすれば、
その該当箇所へ移動することができます。

この見出しを常に横に表示しておく
便利なアドオンがありますのでご紹介しておきます。

まず、「メニュー」の「アドオン」を選択して、
「アドオンを取得」を選択します。

すると、アドオンがダウンロードできる画面が表示されます。

その中から、「Table of contents」にマウスを持っていけば、
「+無料」と出るのでそこをクリックします。

「アカウントの選択」で、自分のアカウントを選択して、
「Table of contents」がアクセスする情報に許可を与えます。

許可をクリックすると、
Googleドキュメントに、アドオンが追加されます。

他に気になるアドオンがあれば、ぜひ試してみて下さい。

さて、ページに戻って、
先ほどのアドオンが追加されたので、右側に目次が出てきました。

ここで、素早く指定した見出しに移動することができるようになりました。
長い文章や書類などを書くときには、必ずセットしておきたいですね。

一度閉じても、また「メニュー」の「アドオン」から開くことができます。

このようにして、見出しや目次を有効活用してください。

次に、「データ探索」です。
もし、文章を作成中に参考情報や画像、
ドキュメントの他のファイルなどを参考にしたいときは、
この「データ探索」が有効です。

「メニュー」の「ツール」から「データ探索」を選択すると、
右側に検索ウィンドウが出てきます。

ここで、例えば、猫の画像を追加しようと思えば、
「猫」と検索して、画像のタブを選択します。

すると画像の右上に「+」マークがあるので、選択すると、
ドキュメントの中に反映されました。

毎回、データを新しいWeb画面で探して
ダウンロードしたりする必要もありませんし、
Googleドライブのデータも検索してくれているので、
ここから必要な画像を選択することも可能です。

圧倒的に時間が早くなり作業がスムーズに進みます。

また、同じような機能として、Googleのアプリケーションである、
「Google Keep」というメモアプリの中の情報にも接続することができます。

Googleのアプリはこうした連携がとても素敵です。

さて、次に画像の処理について解説していきます。
先ほど猫の画像をドキュメントに追加しましたが、
画像の一部だけ切り出す処理「トリミング」をしていきたいと思います。

画像を選択して、ツールバーの「画像を切り抜く」を選択します。
画像の角に太い線ができました。

ここをドラッグすれば、画像のふちを切り取ることができます。

適当に画像の表示部分を設定して、他の場所をクリックすれば、
画像の一部だけ切り出すことができました。

これをトリミングといいます。不必要なものが写っていたりするときは、
このトリミングを行い、きれいにしましょう。

また、画像のサイズは、画像を選択して、
角をドラッグすれば拡大縮小することができます。

画像についてもう一つ、便利な機能をご紹介しておきます。

今、あなたは、メモ用に取った写真を、
全文文字起こししなければならない状態にいるとしましょう。

その時は、まず、スマホで写真を撮影し、画像データを取得します。
Googleドライブにその画像をアップロードして、
対象のファイルを右クリックして、「アプリで開く」から、
「Googleドキュメント」を選択します。

すると、Googleドキュメントが勝手にOCRをかけてくれ、
ドキュメントが作成された時には、画像と文章に分けてくれます。

変換された文章に不要なスペース(空白)が入っているときは、
「⌘ shift H」で「検索と置換」を表示させ、「検索」に「 」スペース、
そして、「次に変換」には何も入力せず、「すべて置換」を押します。

もちろん、100%完璧ではないのでチェックは必要ですが、
もし、複数の資料を文字起こしすることを考えれば、
この機能を知っているか知らないかで、想像を絶する時間と労力を
削減することができます。

同じように、PDFファイルも読み込むことができます。

次に、「ドキュメントの翻訳」です。
今、海外の人から文章が送られてきたとしましょう。

正直、「英語は苦手だ、、」「読めても時間がかかる、、」
と思うかもしれません。

でもそんな時には、Google先生にお任せしましょう。

英文で書かれたドキュメントの、
「メニュー」の「ツール」から、「ドキュメントを翻訳」を選択します。

新規ファイルで作成してくれるので名前を決め、
翻訳後の言語を選択します。

データが多くなれば、時間もかかりますが、
わざわざ時間をかけて読んだり、
誰かに依頼したりするよりも圧倒的に早く読むことができるようになります。

こちらも100%正しく翻訳されるとは、限らないので、
多少の修正は必要ですが、英語が苦手な人からすれば、
意味が分かれば全く問題ない程度までに翻訳してくれます。

次に、「音声入力」です。
なんと、音声でも入力することができます。
「メニュー」の「ツール」から「音声入力」を選択します。

利用シーンとしては、自分の思ったことを音声メモだけではなく、
文字起こしまでしてくれるということです。

複数の人が同時に喋るとできませんが、
いろんな使い方が想像できますね。

こちらも精度100%とはいきませんが、
しゃべるだけで文字が入力できるのはとても助かります。

最後に、「変更履歴の表示」を見ていきましょう。

Googleドキュメントでは、
操作ごとに自動的に変更履歴を保存してくれているので、
間違って変更してしまう前の状態に戻すこともできます。

「メニュー」の右側、
「変更内容をすべてドライブに保存しました」をクリックすれば
変更履歴が表示されます。

ここで、履歴をクリックすると、その時の状態を表示するので、
もし戻す場合には、「この版を復元」をクリックします。

間違えてブラウザを閉じても、パソコンが急にフリーズしても
自動保存してくれているのは本当に助かります。

さて、この動画では、
Googleドキュメントで必ず知っておきたい強力な機能を
13 個紹介してきました。

次の動画では、作業効率を効率を10倍にする
Googleドキュメントのショートカットについてご説明していきます。

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