こんにちは!エクセルブートキャンプの中本です。
この動画では、Googleドキュメントの共有方法と
ユーザー権限に関する注意点について説明していきたいと思います。

Googleドキュメントの特徴として、
同じファイルをオンラインで共有し、
最大100名で同時に閲覧や編集をすること事ができます。

閲覧するだけなら、
Googleアカウントを持っていないユーザーでも閲覧可能です。

まず、ファイルの共有方法ですが、
一番わかり易いのは、右上の共有ボタンです。

ボタンを押すと、共有するユーザーを入力します。
名前の一部か、メールアドレスを入力して下さい。

そしてユーザーを決めたら、その人の権限を決めます。
右側のアイコンをクリックすると、
「編集」「コメント可」「閲覧」の3種類から選ぶことができます。

「編集」は文字通り、
その共有したファイルを編集することができます。

「コメント可」は、
そのシートが閲覧でき、編集はできないけど、
コメントを追加することができます。

「閲覧」はコメントもできずに、閲覧つまり見るだけです。

そのユーザーに合った権限をクリックで選択しておきましょう。

そして、下のメモ欄には共有するユーザーに
共有時にメッセージを残すことができます。

その後、送信ボタンを押すと、
ユーザーにリンクが記入されたメモと一緒に届き、
ユーザーはファイルにアクセスすることができるようになります。

もともと共有設定をする前はリンクの共有がオフになっているので、
作成者であるオーナーだけがアクセスできます。

右上の「共有可能なリンクを取得」を押すと、
そのファイルが共有可能な状態になります。

あとは、共有した人にどこまでの権限を与えるかを選びます。

また、右下の詳細設定では、アクセスできるユーザを追加・削除できたり、
閲覧・編集権限やファイルのオーナー(所有者)を変えることができます。

共有は、必要な人だけアクセスできるように選ぶことが大切で、
重要なファイルは安易にリンクを公開したりしないことをオススメします。

以上の方法で、とても簡単にファイルを共有することができるようになります。

また、共有されたファイルが所有しているものなのかを知るためには、
左上部のメニューのファイルの中に、
「ドキュメントの詳細」という項目があるので、
そこをクリックするとそのファイルのオーナーや作成日、
最終更新日などが表示されます。

さて、この動画ではファイルの共有方法と、
ユーザー権限に関する注意点をご説明してきました。

チャンネル登録はこちら↓↓

この記事と合わせて読みたい関連記事↓↓

Leave a Reply

Your email address will not be published.